Tecnologia de vídeo colaboração da Polycom torna mais ágil o fluxo de trabalho no Grupo Boticário

A prioridade é a segurança do colaborador por meio de tecnologia de comunicação eficiente e produtiva

Tornar a comunicação e colaboração ainda mais ágeis e efetivas entre as equipes do Grupo Boticário foi o principal desafio a ser atendido pela tecnologia de vídeo colaboração.

O Grupo Boticário é dinâmico por natureza, e nele encontram-se muitas empresas dentro de uma. No segmento de beleza, o grupo é laboratório, pesquisa, fábrica, logística, marketing, varejo, o qual vivencia o processo de sonhar com um produto até vê-lo chegar ao mercado.

São mais de 4.000 pontos de venda, em 1.750 cidades, formando a maior rede de franquias de beleza no mundo. Pelo e-commerce, as marcas do grupo – O Boticário, Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box – chegam aos consumidores de 100% do Brasil.

Em sua ampla capilaridade, o grupo possui unidades em São José dos Pinhais (PR), Região Metropolitana da capital paranaense, onde fica a primeira fábrica. Neste mesmo local está um Centro de Pesquisa e Desenvolvimento com tecnologia de ponta. O grupo conta com dois centros de distribuição para o Brasil: um em Registro (SP) e outro em São Gonçalo dos Campos (BA). Também na Bahia, na cidade de Camaçari, foi construída a fábrica de beleza mais sustentável do Brasil. Mantêm, ainda, escritórios em São Paulo (SP), Curitiba (PR) e, no exterior, na Colômbia e em Portugal.

“As soluções Polycom proporcionam um meio de interação que encanta e potencializa a colaboração e engajamento dos colaboradores no alcance das metas do Grupo Boticário”, destaca Nicolas Simone, Diretor de Tecnologia da Informação do Grupo Boticário.

Hoje, a vídeo colaboração está incorporada no dia a dia dos colaboradores do Grupo Boticário como importante ferramenta para o fluxo de trabalho, mas, sobretudo, porque a corporação priorizou evitar ou diminuir os riscos relacionados a viagens a seus profissionais. Isso resultou também em melhor qualidade e equilíbrio entre vida profissional e a pessoal dos colaboradores. Neste sentido, a alta disponibilidade da plataforma de videoconferência é condição sine qua non no grupo.

Todos os ambientes de videoconferência do Grupo Boticário contam com alta disponibilidade padrão 24x7, resultado da implementação de uma solução de vídeo colaboração no data center em São Paulo redundante ao ambiente existente no data center da sede em São José dos Pinhais. Nicolas Simone enfatiza que a alta disponibilidade está relacionada ao colaborador nunca ter problemas para usar a sala de videoconferência; sempre deve haver uma sala disponível para ser utilizada a qualquer momento.

Demandas

A vídeo colaboração ingressou no dia a dia do Grupo Boticário em 2010, a partir da primeira demanda vinda da sua área de marketing e da agência de publicidade e propaganda. Com o intuito de evitar deslocamentos das equipes de ambos os lados entre Curitiba e São Paulo, após experimentarem o sistema de vídeo que a agência forneceu, o Grupo Boticárioteve a indicação da tecnologia Polycom e adquiriu a primeira plataforma de videoconferência para suprir essa demanda.

Ao ter esse primeiro contato com vídeo, o Grupo Boticário entendeu que era possível implementar a tecnologia expandindo-a para todas as áreas, solicitando à equipe de TI uma solução corporativa. Assim, cinco salas de videoconferência foram instaladas para qualquer colaborador do grupo utilizar, sendo uma delas para a própria área de TI a fim de acompanhar e gerenciar a plataforma e as outras quatro salas para reuniões, todas na sede em Curitiba.

Em 2012, a vídeo colaboração já havia se tornado um hábito gerando a ampliação de cinco para 13 salas. “Em dois anos essas salas já não comportavam mais a crescente demanda e, após estudo que fizemos em 2014, unidades além da sede começaram a ter suas salas de videoconferência, como o Centro de Distribuição em Registro (SP), escritórios administrativos em SP, fábrica na Bahia”, conta Nicolas Simone. Conforme surgiam demandas e novas unidades em cada localidade, estava inerente a necessidade de vídeo colaboração. “Além disto, o pessoal identificou um aumento de produtividade, porque a comunicação é efetiva e bem mais clara em áudio e vídeo, e todos são assertivos ao compreenderem este benefício”, comenta o diretor.

Resultados

As demandas começam a ser mensuradas no Grupo Boticário, até mesmo para ter parâmetros concretos dos resultados em produtividade, economia com viagens e redução de emissão de CO².

A equipe de TI fez uma estimativa somente do custo com a parte aérea, no período de 2015 até esse momento em 2017, chegando a um cálculo aproximado de uma economia de R$ 6 milhões. A base para esse cálculo estimado foi o exemplo de uma chamada entre Curitiba e São Paulo em que pelo menos uma pessoa teria viajado, gerando tal despesa em dois anos.

Outra avaliação foi um comparativo de quantidade de chamadas de videoconferência entre julho de 2016 ao mesmo mês deste ano que indicou um pouco mais que o dobro de aumento: em julho do ano passado foram realizadas 793 chamadas, enquanto em 2017 o volume foi de 1.702 chamadas no mês.

“Para obtermos métricas efetivas, neste ano adquirimos a solução Polycom® RealAccess™ para um padrão de relatórios de indicadores de retorno de investimento, produtividade e controle de emissão de CO², comprovando a preocupação e as ações constantes de sustentabilidade do Grupo Boticário como também no planejamento de expansão da plataforma de vídeo colaboração”, conta Nicolas Simone.

Benefícios para os Negócios

A expansão de salas de videoconferência, comunicação eficaz, alta disponibilidade da solução, aumento de produtividade, agilidade nas ações, facilidade de uso, economia de tempo e de despesas são considerados também principais benefícios obtidos no uso de tecnologia de vídeo colaboração.

As aplicações mais utilizadas nessa plataforma vão desde as reuniões semanais de alinhamento no Grupo Boticário para discussão com as equipes sobre o que irá acontecer na semana; reuniões de projeto para definir as propagandas; as de diretoria para tomada de decisão; entre diversos outros tipos.

Tudo isto se passa em um ambiente corporativo que, atualmente, possui 60 salas de videoconferência, sendo 58 delas no Brasil e duas no exterior. Em Portugal para uso do escritório que administra as lojas da marca O Boticário; e na Colômbia para o escritório também de O Boticário.

Já as 58 salas do grupo no Brasil estão distribuídas da seguinte maneira: 04 salas na fábrica em Camaçari (Bahia); 01 sala em São Gonçalo dos Campos (Bahia) no centro de distribuição de produtos; 14 salas de videoconferência no prédio do Corporate Jardim Botânico (sede) em Curitiba onde está a operação de call center e administrativo (diretoria, RH, Jurídico, demais áreas); 22 salas na principal fábrica, a do Paraná em São José dos Pinhais; 13 salas em São Paulo no escritório do prédio Continental no bairro de Vila Olímpia, na capital, onde uma equipe administrativa faz a gestão das marcas Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box; 01 sala em Registro (SP) no centro de distribuição; 01 sala em Serra (ES) no centro de distribuição e 02 salas em Curitiba sendo uma para o Instituto e Fundação Grupo Boticário de Proteção à Natureza e outra para o Escritório Interbelle.

A integração com outras tecnologias é outro ponto forte na plataforma de vídeo colaboração. O Grupo Boticário conta hoje com mais de 10.000 colaboradores, todos utilizando o Microsoft Skype for Business, sendo que 400 deles fazem uso integrado deste ambiente com a plataforma de videoconferência da Polycom. “Se um colaborador de São Paulo precisa de uma sala de videoconferência e não tem uma disponível, a pessoa participa da videoconferência através do próprio notebook, usando o Skype for Business”, exemplifica Nicolas Simone.

Além disto, a diretoria adota ainda a tecnologia Polycom® Acoustic Fence™ na sala de reuniões em Curitiba permitindo conversações livres de ruído e de eco. O corpo diretivo optou também pela solução de mobilidade Polycom® RealPresence® Mobile em tablets, smartphones e notebooks.

A cultura de vídeo no Grupo Boticário foi rapidamente absorvida tanto pelos benefícios proporcionados como pelo trabalho de TI em tornar a tecnologia fácil de ser usada. “Uma das principais preocupações nossas foi a usabilidade em vídeo colaboração. Fizemos um laboratório com todas as possibilidades de aplicação pelo usuário e, assim, tivemos um cuidado especial para montar a plataforma”, conta Nicolas Simone. Ao final desse projeto, a equipe de TI realizou workshops com os pontos focais das áreas do grupo. “Um diferencial nosso é que você entra na sala de reunião, liga a TV ou monitor e a instrução de uso já aparece na tela no momento em que a videoconferência é acionada.”

Projeto e futuro

Elenara Geraldo, consultora de TI esteve à frente do projeto de videoconferência no Grupo Boticário. Realizou pesquisa de mercado, testes e homologações entre os anos de 2008 e 2009 para implementar a plataforma Polycom em 2010.

A definição pelas soluções Polycom levou em consideração características da tecnologia da empresa como qualidade, inovação, interoperabilidade, padrões abertos, confiança na marca e confiabilidade. De acordo com Nicolas Simone, “a confiabilidade deveu-se aos resultados dos testes realizados os quais apontaram que a solução Polycom está disponível para uso, com qualidade de imagem e áudio perfeitos e com uma administração simplificada do ambiente para a TI monitorar e ajustar parâmetros remota e proativamente em todas as salas de videoconferência. Isto faz muita diferença para o Grupo Boticário”.

Uma outra questão está relacionada aos processos do grupo. Nicolas Simone relata que, de 2014 até o momento, as áreas seguem demandando novas salas e, para apoiar no planejamento e investimento, ela e a equipe de TI elaboraram um catálogo de soluções audiovisuais contendo informações de valores/precificação e projeto de uma sala.

Nesse catálogo constam quatro modelos de salas de videoconferência com indicação de metragem, capacidade de pessoas: uma com projetor, projetor com TV, sala com duas TVs ou com apenas uma TV. Esse material foi montado especialmente para o usuário final, com imagem ilustrativa da composição da sala e o custo estimado, sem detalhes técnicos porque o interesse do usuário é ter e usar o recurso.

A equipe de TI do Grupo Boticário fez a documentação e detalhou os projetos de salas para o catálogo, e contaram com o apoio da DIGITALNETBR para a estimativa de valores para expansão de salas. “Auxiliamos continuamente o Grupo Boticário na consultoria técnica para aplicação aos negócios, testes de produtos Polycom e vendas”, aponta Fabrício Margarido, gerente de contas na DIGITALNETBR.

A partir de requisições de novas salas, a equipe de TI elabora um Capacity Plan verificando o ambiente e analisando as tendências. Com pouco mais que o dobro de chamadas de vídeo no comparativo do mês de julho 2016 e 2017, é necessário planejar o que vai ser expandido, qual investimento necessário em projeto e em licenciamento. Do Capacity Plan de 2016 estão sendo implementadas neste ano as soluções Polycom® RealPresence® Web Suite, para a demanda de conferência por web integrada às salas de videoconferência; solução de monitoramento da qualidade das chamadas de vídeo em conjunto ao Polycom RealAccess para ter gama maior de relatórios e métricas.

Há ainda a programação para fazer um upgrade da plataforma Polycom® RealPresence® Collaboration Server (RMX®) instalada em 2014, para ampliar a compatibilidade com Skype for Business. Concluindo esse planejamento, o Grupo Boticário deseja ter uma infraestrutura de vídeo mais ágil em termos de expansão e, por isso, está finalizando a implementação do Polycom® RealPresence Clariti™ que é um modelo novo e ágil de licenciamento da Polycom.

Soluções Polycom no Grupo Boticário

·         58 salas de videoconferência no Brasil com os sistemas Polycom® RealPresence® Group Series 310, 500 e 700

·         02 salas no exterior são equipadas com sistemas Polycom® HDX® 7000 series

·         Plataforma Polycom® RealPresence® Collaboration Server (RMX®)

·         Polycom® RealAccess™

·         Polycom® RealPresence Clariti™

·         Polycom® RealPresence® Web Suite

·         Polycom® Acoustic Fence™

·         Polycom® RealPresence® Mobile