Agrupamento de atos de pessoal: muito além da celeridade, racionalidade e eficiência

 O Agrupamento de Atos de Pessoal, implementado pelo Tribunal de Contas do Estado do Ceará a partir da Instrução Normativa nº 02/2015 (IN 02/2015), permite que os atos de admissão e de concessão de aposentadoria e de pensão sejam analisados em um único processo. O Agrupamento só é permitido entre atos da mesma espécie. 

Apresentada pelo conselheiro substituto Paulo César de Souza, a IN nº 02/2015 objetiva julgamentos mais céleres e eficientes, além de uma análise mais concomitante dos processos. A Instrução Normativa prevê o agrupamento dos atos, de acordo com a espécie, o órgão/entidade de origem e os critérios de semelhança verificados pela unidade técnica, desde que a sua sugestão seja pelo registro ou pela perda de objeto.

Anteriormente, cada ato de admissão, apesar de guardar semelhança com outros atos da mesma espécie, tinha sua instrução e julgamento efetivada em um processo individual. “A falha era evidente: mau uso de recursos em matérias semelhantes e de pouca complexidade. Adaptando-se às exigências constitucionais de eficiência e celeridade, o Agrupamento de Atos corrige essa falha.” A mudança busca a racionalidade administrativa.

A nova sistemática de apreciação contribuirá, também, para barrar o aumento de estoque dos atos de pessoal. A pretensão é reduzi-lo a um nível aceitável. De 2010 para 2014, foi registrado um aumento substancial no ingresso de atos de pessoal, passando de 2.674 para 9.492 processos em apenas quatro anos. Mesmo com o aumento na quantidade de julgamentos, atualmente, mais de 19 mil processos de atos de pessoal estão em estoque no TCE Ceará. “A intenção do Tribunal é dar fim à produção de documentos que repetem o mesmo conteúdo, variando, certas vezes, apenas quanto ao nome e CPF do interessado. Para cada Processo de Análise de Agrupado, elabora-se apenas um despacho, um voto e uma resolução, referindo-se, nestes documentos, a todos os atos.”
Segundo Paulo César de Souza, “não se justifica a análise e o julgamento individualizado de uma grande quantidade de atos de baixa complexidade e extremamente semelhantes entre si. A sistemática atual – um ato por processo – não permite que o Tribunal dê efetividade à garantia constitucional da celeridade e duração razoável do processo”, afirmou.

O texto da IN ressalta, em seu Art. 6º, que “Serão obrigatoriamente instruídos de forma individualizada os atos sujeitos a registro cujo exame dessa forma seja considerado necessário pela unidade técnica ou pelo Relator, ou, ainda, por deliberação de qualquer das Câmaras ou do Plenário”. Ou seja, preserva-se individualizado por processo o ato que, ante a complexidade elevada ou especifidade, requeira análise separada.

Vários outros Tribunais de Contas, entre eles o Tribunal de Contas da União (TCU) e o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF), já analisam e julgam atos sujeitos a registro de maneira agrupada. Com a nova metodologia, o Tribunal pretende dar vazão à quantidade de atos e maximizar o trabalho nas gerências responsáveis, criando espaço para que sejam realizadas auditorias de pessoal.

Segunda Fase

O agrupamento é apenas uma das ações já realizadas para definir as novas regras processuais a serem seguidas no processo de análise e registro de atos de pessoal.

Já está em vigência o Projeto Sistema de Registro de Pessoal (SRP) – Fase II, que contempla o redesenho do processo de análise, julgamento e registro de atos de pessoal, e a implementação de melhorias, tais como a possibilidade de agrupamento de atos eletrônicos e o desenvolvimento de novos módulos no SRP para facilitar e melhor controlar o tratamento dos atos de pessoal enviados pelos jurisdicionados, desde a recepção até o julgamento, passando por todas as fases de instrução e relatoria.

O projeto é tido como prioritário pelo Tribunal. “É positivo, dentro da estratégia do TCE de promover um controle concomitante, que seja automatizada ao máximo a análise dos processos, para possibilitar uma maior produtividade dos setores envolvidos, possibilitando-os atuar mais nas auditorias de pessoal”, explica Raimir Holanda, Secretário de Controle Externo.

Para a secretária de TI, Erika Campos, o diferencial do Projeto não é só na recepção dos dados repassados pelos jurisdicionados, mas no uso da inteligência para realizar o cruzamento de dados. A solução de automatização está sendo desenvolvida internamente pela STI da Corte de Contas.