Artigo - Reembolso de despesas: como prevenir riscos e evitar fraudes

 

Reembolso de despesas: como prevenir riscos e evitar fraudes

Por Gustavo Hitzschky Jr

O reembolso de despesas é uma prática adotada em muitas empresas, principalmente quando os funcionários precisam viajar ou fazer visitas para cumprirem com suas obrigações. No entanto, é justamente nesse contexto que as instituições acabam sendo fraudadas e, consequentemente, perdendo dinheiro. Estudos apontam prejuízos significativos às empresas com essa prática desonesta dos empregados.

Mas o que fazer diante desse cenário? Sabemos que o reembolso de despesas não é algo que pode ser abolido no ambiente empresarial, uma vez que os funcionários têm o direito de receber pelos custos gerados quando estão a serviço da organização. Contudo, as empresas podem, e devem, se prevenir para não terem seus faturamentos impactados por desvios dos colaboradores.

Em primeiro lugar, é importante que você, gestor, saiba quais são as formas mais comuns que funcionários mal-intencionados encontram brechas para as fraudes. Como por exemplo, o uso do cartão corporativo para cobrir despesas pessoais mascarando esta ação em valores de diárias nas viagens ou o limite de gasto em visitas externas (confesso que não entendi). Além disso, também são recorrentes fraudes relacionadas ao superfaturamento da despesa, quando o colaborador pede recibos e notas fiscais em valores acima dos que, de fato, foram gastos.

E o home office, como entra nessa questão? A CLT estabelece em seu artigo 2º que será o empregador que assumirá os custos da atividade. Desta forma, quando o empregado tiver custos para exercer seu mister em casa, é obrigação do empregador arcar com tais custos e devem estar previstos em contrato escrito. Aliás, a previsão detalhada dos custos a serem reembolsados minimiza a possibilidade de fraude.

Como a empresa pode mitigar os riscos? Sugerimos que as companhias estabeleçam uma política de reembolso eficaz, esclarecendo tudo o que pode ou não ser reembolsado. Em caso de viagens ou visitas, é importante contar com o monitoramento dos funcionários para saber se eles realmente estão trabalhando, além disso, o uso de ferramentas de automação é um grande aliado quando o registro de gastos pode ser feito em tempo real. O uso de tecnologia para monitoramento das despesas é uma estratégia válida, bastante eficaz.

Lembre-se, estabelecer processos e prezar pela transparência são indispensáveis em qualquer empresa, isto é, definir um compliance detalhado e fiscalizar seu cumprimento são essenciais para a diminuir o risco de fraude na corporação.

Caso haja suspeita de fraudes, consulte um especialista e reúna as provas necessárias para resolver a situação de forma legal. Uma vez comprovada a fraude, é cabível a dispensa por justa causa do empregado.

SOBRE GUSTAVO HITZSCHKY JR.

Especialista em Direito e Processo do Trabalho e Processo Civil, Gustavo Hitzschky é formado em direito pela Universidade de Fortaleza (UNIFOR) e sócio do BHC Advogados, escritório com mais de sete anos de atuação no mercado.